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Befundreporting

Die Begehung der Anlage, die Entnahme der Wasserproben und die Untersuchungsergebnisse werden ausführlich und nachvollziehbar dokumentiert und an den Auftraggeber berichtet. Bei diesem Reporting-Prozess ist das Allerwichtigste für den Anlagenbetreiber, ob in seinen Warmwasserinstallationen Legionellen in signifikanter Konzentration vorkommen. Daher schicken wir die Befunde nicht einfach kommentarlos an den Kunden, sondern fassen sie in einem übersichtlichen Befundreporting mit näheren Erläuterungen zusammen.

Hierbei werden Anlagen und Proben zeilenweise in einer übersichtlichen Tabelle aufgeführt. Die Klassifizierung der festgestellten Legionellenkonzentration erfolgt auf Grundlage des einschlägigen DVGW-Arbeitsblattes W 551 in "keine bis geringe" (0 - 99 KbE), "mittere" (100-999 KbE), "hohe"(1000-9999 KbE) und "extrem hohe" (ab 10.000 KbE) Konzentration an Legionellen in 100 ml Trinkwasser, und zwar in einem leicht erkennbaren Ampelsystem.

So weiß der Auftraggeber gleich, ob er irgendwo ein punktuelles Problem hat, oder aber ob eine Vielzahl von Anlagen von Legionellen befallen sind. Nähere Erläuterungen zu den Befunden erhält er von unseren Kollegen aus der Hygiene und/oder aus der Technik. Ein Vorteil für ihn ist, dass wir beide Kompetenzen im Haus haben. Hilfreich sind oft auch die Umfeldparameter wie die Entnahmetemperatur, die konstante Temperatur (Tmax) oder die Zeit bis zum Eintreten von Temperaturkonstanz, die wir bei der Probenahme standardmäßig protokollieren und im Befundreporting mit aufgenommen werden.

Das Befundreporting wird per E-Mail als Excel-Tabelle und PDF-Datei zur Verfügung gestellt. Es kann aber auch über einen CSV-Import in jede gängige Datenbanklösung eingespielt werden. Da wir einen eigenen IT-Fachmann in unserem Team haben, sind wir an dieser Stelle sehr flexibel und kundenfreundlich.

Auch die Befundübermittlung zum jeweils zuständigen Gesundheitsamt übernehmen wir für den Kunden. Sollten vom Gesundheitsamt weitergehende Maßnahmen verlangt oder Nachuntersuchungen angeordnet werden, haben wir das für den Auftraggeber stets im Blick. 

Soll der gesamte Prozess von der Probenahme bis zum auffällige Befund nachvollzogen werden, ist das überhaupt keine Schwierigkeit für uns. Das Verfahren lässt sich wie folgt beschreiben:

Für jede prüfungspflichtige Trinkwassererwärmungsanlage (TWA) wird von unserer Dokumentations-Software ein Probenahme-Protokoll generiert. Basis hierfür sind die Bestandsinformationen unserer Auftraggeber. Sollte im Vorfeld nicht abschließend zu klären sein, wo sich im Bestand überall Großanlagen im Sinne des DVGW-Arbeitsblattes W 551 befinden, erfolgt ein Bestandsdatenabgleich zwischen WATERcontrol und Kunde. Die verifizierten Bestandsdaten fließen in unsere Probenahme-Protokolle ein. Der einfache Grundsatz lautet: Jede(s) Haus/TWA bekommt ein Stamm-Protokoll. Dieses Protokoll wird auf Papier gedruckt und mit mehreren Barcodes versehen. Wir haben uns für Papier entschieden und eine rein elektronische mobile Datenerfassungslösung abgelehnt. Nichts erzeugt ein so hohes Maß an Rechtssicherheit, wie die manuelle Unterschrift auf einem Dokument.

Für die Wasserprobennahme aus den Wohnungen unterschreibt der Mieter, an den TWA der Wasserprüfer selbst. Die Probenbehälter werden eindeutig gekennzeichnet, so dass sie dem Stamm-Protokoll jederzeit zugeordnet werden können. Die Protokolle berücksichtigen auch die von den Gesundheitsämtern vorgegebenen Kodierungen. Diese Informationen werden über EDV-Schnittstellen in die Datenbanken der Prüflabore eingespielt. Das Befund-Reporting läuft dann parallel über die üblichen Kommunikationswege an die zuständigen Gesundheitsämter und an uns.